Dokumentation af eftersyn: Hvad skal registreres, og hvor længe skal I gemme det?

Michelle Østergaard

4 min.

23. jun 2026

Det er ikke nok, at jeres maskiner og værktøj bliver efterset. Hvis I ikke kan dokumentere eftersynet, er det i Arbejdstilsynets øjne ikke sket. Mange tror, at det lille klistermærke på udstyret er bevis nok. Men mærkatet gør det ikke alene – det skal bakkes op af en journal. Men hvad skal der egentlig stå i journalen, og hvor længe skal I gemme dokumentationen?

Hvad skal registreres?

Man kan sammenligne jeres journal med servicebogen på en bil. Den skal vise alt, hvad maskinen eller udstyret har været igennem. Det er helt op til jer, om I bruger en fysisk journal eller et digitalt system til at registrere eftersynene. Det afgørende er, at I får skrevet disse fire ting ned:

• Den præcise dato for eftersynet samt navnet på den sagkyndige person eller det eksterne firma, der har udført det
• En klar identifikation af maskinen eller udstyret, f.eks. serienummer, intern ID-kode eller placering
• En klar beskrivelse af, hvad der er blevet testet, og resultatet af kontrollen. Var alt i orden, eller var der slid og kritiske mangler?
• Eventuelle fejl og mangler: hvornår og hvordan er de udbedret, og hvem har godkendt udstyret til brug igen

Hvor længe skal dokumentationen gemmes?

Lovgivningen sætter ikke et bestemt antal år på, hvor længe dokumentation skal opbevares. Den siger, at den skal gemmes så længe den er relevant. I praksis betyder det, at I som minimum skal kunne fremvise dokumentation for det seneste eftersyn samt eventuelle reparationer, der er fulgt i kølvandet på det.

Husk: Den dokumentation I ikke kan finde eller redegøre for, tæller ikke. Arbejdstilsynet kan kun forholde sig til det, I rent faktisk kan fremvise.

For visse hjælpemidler som kraner og løfteudstyr gælder der skrappere særregler fastsat i særbekendtgørelser. Tommelfingerreglen her er, at I bør gemme dokumentationen i hele udstyrets levetid og som minimum så længe udstyret er i brug. Er I i tvivl om, hvad der gælder for jeres specifikke udstyr, er det altid en god idé at spørge leverandøren eller den, der udfører eftersynet.

Og så er der det praktiske: papirerne skal være lige ved hånden ude på værkstedet eller på byggepladsen. Det hjælper ikke meget, at rapporterne ligger i et ringbind på kontoret i den anden ende af landet, når det er ude på gulvet, der er brug for dem. 

Slip for ringbindet

Med Capptain kan I samle al dokumentation og historik på jeres udstyr ét sted, så den altid er lige ved hånden når der er brug for det. Prøv Capptain gratis i 30 dage